Khi tổ chức sự kiện sẽ luôn tồn tại những sai lầm, rủi ro. Biết trước những điều này sẽ khiến bạn giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện nói chung, hội nghị khách hàng nói riêng. Cùng Vạn Đắc Phúc tìm hiểu về 6 sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng bạn cần phải biết.
Lựa chọn sai địa điểm tổ chức tiệc
Không chỉ riêng hội nghị khách hàng mà với bất cứ sự kiện nào việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc là khâu vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuẩn “sao” để làm nơi diễn ra sự kiện.
Xem thêmcác bài khác
Tuy nhiên, nhiều sao không đồng nghĩa với việc buổi lễ của công ty chắc chắn được diễn ra hoàn hảo, thành công. Bên cạnh chọn một trung tâm chất lượng, bạn cần phải chọn nơi phù hợp với mục đích, yêu cầu và quy mô của sự kiện.
Bạn cần lựa chọn không gian phù hợp với số người tham gia bao gồm cả hội trường và sảnh hội nghị. Nếu bạn lựa chọn hội trường quá hẹp mà sảnh rộng sẽ gây khó chịu, chật chội cho khách hàng. Nếu sảnh không đủ không gian sẽ khiến cho hội nghị hỗn loạn, người tham gia không thể tự do đi lại.
Bạn hãy gạch đầu dòng những tiêu chí chọn sảnh và dành thời gian đến tận nơi để khảo sát địa điểm. Với cách này chắc chắn bạn sẽ tìm được địa chỉ đáng tin cậy để công ty bạn tổ chức sự kiện hoành tráng.
Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp
Mặc dù biết rằng hội nghị cho khách hàng chính là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện văn hoá công ty, quảng bá sản phẩm,… Tuy nhiên việc “nhồi nhét” quá nhiều thông điệp cho sự kiện sẽ chỉ gây ra sự nhiễu loạn cho người tiếp nhận và kết quả là thông điệp bị bỏ qua dễ dàng.
Thậm chí điều này còn khiến khách mời cảm thấy khó chịu, phản cảm với nhãn hàng. Do đó, khi truyền thông cho sự kiện chính là truyền tải thông điệp một cách xuyên suốt, nhất quán. Bnaj nên lauwj chọn thông điệp phù hợp, đơn giản và cô đọng nhất để khách hàng dễ tiếp cận.
Kịch bản không tạo được điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện
Hội nghị chính là nơi để công ty bạn thể hiện chuyên nghiệp, xây dựng hình ảnh thương hiệu thế nhưng nếu kịch bản chẳng có điểm nhấn sẽ khiến khách mời nhàm chán thậm chí là cảm thấy mất thời gian khi tham dự.
Theo đó, khi lên kịch bản tổ chức tiệc có hai yếu tố mà bạn cần lưu ý đó chính là ý tưởng và thiết kế điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Dĩ nhiên, điểm nhấn đó cần phải thật sáng tạo, có tính liên quan và có khả năng thực hiện cao. Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức cần phải phù hợp với tính chất và văn hoá của doanh nghiệp.
Không đầu tư vào việc thiết kế trải nghiệm khách hàng
Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng có vai trò quan trọng trong các cuộc hội nghị. Thế nhưng dường như nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng nó không cần thiết.
Trải nghiệm khách hàng cần phải được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Bạn cần phải dành nhiều thời gian cho giai đoạn tìm hiểu và đăng ký tiếp đến là sự tiếp đón và sáng tạo ý tưởng mới lạ trong sự kiện.
Sau khi chương trình kết thúc cũng cần có những kế hoạch chăm sóc khách hàng. Quy trình này cần phải thực hiện nghiêm túc và liền mạch để mang đến trải nghiệm tuyệt vời, ấn tượng cho mỗi khách mời.
Không chuẩn bị sẵn đội ngũ quay phim, ghi hình
Việc ghi lại những khoảnh khắc trong hội nghị công ty là điều quan trọng và cần thiết ai cũng biết. Thế nhưng đôi khi bạn lại quên mất việc phân công công việc này cho những nhóm người cụ thể. Khi sự kiện diễn ra thì mới luống cuống bố trí người là điều tối kỵ.
Nhiều doanh nghiệp còn thường giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh nhưng không có bất kỳ kịch bản nào được chuẩn bị sẵn trước đó. Vì vậy, người thực hiện không thể nắm rõ mục đích, yêu cầu, ý đồ của nhà tổ chức.
Dẫn đến việc những thước phim, bức hình ghi được không đúng trọng tâm, việc xử lý dữ liệu và dựng phim để làm tư liệu dự trữ về sau cũng gặp nhiều khó khăn. Vì thế, không chỉ chọn một đội ngũ chịu trách nhiệm chụp hình, quay phim mà bạn còn phải thể hiện những mục tiêu cần đạt được cho những bức hình, cuốn phim được quay đó.
Không có hiểu biết sâu về công nghệ
Thời đại 4.0 chính là sự lên ngôi của những công nghệ thông minh giúp cho cuộc sống con người trở nên dễ dàng hơn. Nhiều công nghệ hiện đại ngày càng được ứng dụng nhiều cho các sự kiện. Và việc không có sự hiểu biết sâu sắc về các công nghệ đó chính là nguyên nhân dẫn đến việc phá hỏng toàn bộ sự kiện công ty.
Có nhiều trường hợp vì muốn tiết kiệm chi phí mà một số doanh nghiệp đã chọn phương án tự tổ chức thay vì chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các công ty ấy tự thuê các thiết bị công nghệ và tự vận hàng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
Không những có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các thiết bị mà khi chúng gặp sự cố trong quá trình tổ chức thì các doanh nghiệp thường bối rối không thể khắc phục ngay lập tức bởi không có kinh nghiệm xử lý, dẫn đến việc gián đoạn toàn bộ chương trình, làm mất hình ảnh trước khách mời.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhà tổ chức sự kiện sáng tạo & chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn tốt nhất!
Vạn Đắc Phúc Event & Team Building
Hotline: 090 625 6889
Email: info@wonderful.vn
Website: wonderful.vn
Địa chỉ: Tầng 6, toà 17-19/59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
