Thành công trong tổ chức sự kiện không phải là “ăn may” mà phụ thuộc vào kinh nghiệm làm nghề của các đơn vị dịch vụ. Khi đào tạo nhân viên, cán bộ của mình thì công ty VẠN ĐẮC PHÚC chúng tôi thường chia sẻ cho họ những kinh nghiệm dưới đây để tổ chức thành công các sự kiện.
1. Không có một quy tắc tổ chức chung nào
Một sai lầm mà các đơn vị tổ chức sự kiện hay mắc phải là chỉ áp dụng duy nhất một mô hình tổ chức chung cho tất cả các event. Sự thật thì mỗi một sự kiện lại có nội dung khác nhau và đòi hỏi nhiều sự cách tân mới lạ. Do đó, bạn không thể áp dụng dập khuôn các hình thức không phù hợp của sự kiện này vào sự kiện kia và ngược lại.
2. Tính toán chính xác
Việc xác định được lượng khách mời sẽ tham gia sự kiện là bao nhiêu giúp nhà tổ chức sự kiện lên được kế hoạch triển khai các kế hoạch tiếp theo như thuê mặt bằng, lên thực đơn ăn uống…
3. Chuẩn bị và sắp xếp công việc hợp lý
Tổ chức một sự kiện đòi hỏi bạn phải hiểu được trách nhiệm, nhiệm vụ của mình phải làm là gì. Bên cạnh đó, bạn cần phải hiểu thêm về việc chuẩn bị và sắp xếp công việc, đặc biệt là các việc liên quan đến kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, sân khấu…).
4. Tuân thủ các quy tắc
Trước khi tổ chức một sự kiện, có thể đôi khi bạn cần phải có được sự đồng ý của các đơn vị cao cấp hơn. Vậy nên, hãy chuẩn bị tốt mọi thủ tục về pháp lý (nếu cần) để tránh các việc không hay có thể xảy ra.
5. Hãy bình tĩnh
Một trong những điều tồi tệ nhất làm ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện là tâm lý không vững vàng, thậm chí là hoảng sợ khi gặp sự cố. Không ai có thể đoán trước được “chữ ngờ” cho dù chúng ta đã lên kế hoạch chuẩn bị rất tỉ mỉ từ trước. Tổ chức sự kiện bao gồm một chuỗi các công việc kéo dài và đòi hỏi người thực hiện phải đón nhận với một tâm lý vững vàng. Nếu có bất kỳ điều gì không hay xảy ra thì hãy đảm bảo cho tất cả mọi việc không vì thế mà bị ảnh hưởng.
Tổ chức thành công một sự kiện không phải là công việc của sự may rủi mà hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và bản lĩnh của người làm nghề. Việc nắm lòng 5 yếu tố trên càng đảm bảo sự thành công trong công việc của bạn.
