ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN BẠN NÊN BIẾT

Hiện nay, tổ chức sự kiện không còn xa lạ, có những đặc điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết. Tuy nhiên để có được một sự kiện hiệu quả, bạn cần nắm được những kiến thức cơ bản. Trong bài viết này, Vạn Đắc Phúc sẽ giới thiệu đến bạn những đặc điểm của tổ chức sự kiện và yêu cầu cần có để có một sự kiện thành công.

Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hiệu quả

Hiện nay tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức sự kiện đã trở thành một phần của chiến lược marketing doanh nghiệp. Khi nằm trong kế hoạch marketing cụ thể, sự kiện sẽ được xác định mục tiêu cụ thể, xây dựng một cách chi tiết nhằm mục đích marketing. Bên cạnh đó, những sự kiện được tổ chức sẽ xây dựng nên hình ảnh của thương hiệu, doanh nghiệp và người tổ chức hướng tới.

Xem thêmcác bài khác

Việc xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch cụ thể là công việc không thể thiếu khi muốn tổ chức một sự kiện. Điều này giúp cho doanh nghiệp có cơ sở để triển khai sự kiện và đánh giá hiệu quả sau sự kiện.

Thực tế, có thể thấy các doanh nghiệp hiện nay khi tổ chức sự kiện đều làm công tác truyền thông rất tốt. Các sự kiện của doanh nghiệp thường được kết hợp với hoạt động kết nối khách hàng, ngay cả các hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Với hướng đi này, doanh nghiệp muốn tăng mức độ nhận diện thương hiệu và truyền thông hiệu quả cho sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hiệu quả

Tổ chức sự kiện vừa xây dựng hình ảnh, vừa bán sản phẩm của doanh nghiệp

Một số loại hình tổ chức sự kiện như chương trình giới thiệu sản phẩm mới, tiệc khai trương – khánh thành….đóng vai trò rất là quan trọng trong hoạt động bán hàng. Những hoạt động này nhằm xây dựng thương hiệu, giới thiệu sản phẩm đến với khách hàng. Các hoạt động này giúp tăng độ thâm nhập thị trường đồng thời giúp nghiên cứu thị trường.

Sự kiện giới thiệu sản phẩm còn được ví như một cuộc khảo sát tuyệt vời trước khi tung sản phẩm ra thị trường. Đây là nơi doanh nghiệp có thể thu về những đánh giá bước đầu chính xác và thực tế nhất của khách hàng về sản phẩm. Các triển lãm, hội chợ là cơ hội mà các doanh nghiệp có thể tiếp cận sâu rộng hơn với nhiều tệp khách hàng, đem lại hiệu quả cao.

Không thể áp dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện

Đây là đặc điểm tổ chức sự kiện cần hết sức lưu ý. Đặc thù của tổ chức sự kiện là mỗi sự kiện sẽ có ý tưởng tổ chức khác nhau, không thể áp dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có một đối tượng và mục tiêu khác nhau, nhằm truyền tải những thông điệp khác nhau. Mỗi sự kiện muốn gây được ấn tượng với khán giả thì cần có những màu sắc riêng.

Nếu áp dụng ý tưởng sự kiện này vào sự kiện khác sẽ không thể truyền tải được đầy đủ thông điệp. Ngược lại điều này sẽ khiến khán giả thấy sự kiện thiếu chuyên nghiệp, nhàm chán. Hậu quả là sự kiện sẽ không đạt kết quả như mong muốn, thậm chí là ảnh hưởng xấu đến hình ảnh sản phẩm, doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện vừa xây dựng hình ảnh, vừa bán sản phẩm của doanh nghiệp

Yếu tố con người là quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng nhất, không thể bị máy móc thay thế. Bởi ngoài tính chuyên môn cao, khi tổ chức sự kiện sẽ luôn gặp phải những tình huống đặc biệt, không nằm trong kế hoạch. Lúc này, người làm sự kiện cần nhanh nhẹn, linh hoạt đưa ra phương án giải quyết. Đây là đặc điểm tổ chức sự kiện khiến cho sự kiện của bạn nổi bật và khác biệt.

Mỗi vị trí sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau không thể thay thế. Mỗi bộ phận phải kết hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau mới khiến cho sự kiện trơn tru, không bị đứt gãy. Sự kết hợp nhịp nhàng này phải được thực hiện từ trước, trong và sau sự kiện. Những người làm sự kiện tại Vạn Đắc Phúc luôn đảm bảo tiêu chí này, và trách nhiệm cao với vị trí của mình cũng như sự kiện đang thực hiện.