Khi nói đến ngân sách giành cho tổ chức sự kiện thì chúng ta phải liệt kê ra được tất cả các khoản chi tiêu cụ thể. Đồ ăn, thức uống là một trong số các khoản chi ấy. Nếu không được cân nhắc, tính toán kỹ lưỡng thì số tiền giành cho ăn uống sẽ không hề ít. Hiểu được tính cấp thiết của vấn đề này, trong bài viết say đây, VẠN ĐẮC PHÚC xin chia sẻ cùng Quý anh/chị về cách tiết kiệm chi phí ăn uống khi tổ chức sự kiện.
1. Phân tích thói quen khách tham gia Event
Cách đầu tiên để tiết kiệm chi phí ăn uống khi tổ chức sự kiện là nắm bắt được nhu cầu của quan khách. Điều này có nghĩa là dựa vào tình hình thực tế của các event đã thực hiện từ trước mà đơn vị tổ chức sẽ biết được quan khách có ăn uống nhiều hay không? Nếu có thì sở thích và thói quen của họ là gì?
2. Kiểm soát việc phục vụ đồ ăn, thức uống
Chỉ nên phục vụ quan khách khi có nhu cầu. Hạn chế hoặc tránh việc lãng phí đồ ăn, thức uống khi họ không có nhu cầu sử dụng. Hãy nhắc nhở các nhân viên phục vụ về việc kiểm soát định lượng đồ ăn, thức uống tại nơi họ làm nhiệm vụ.
3. Bỏ qua các nhãn hiệu đồ uống đắt tiền
Sử dụng các loại nước giải khát hay rượu/bia ngoại nhập đắt đỏ là nguyên nhân gây thâm hụt ngân sách rất lớn khi tổ chức sự kiện. Đây là một sự đầu tư không cần thiết nếu quy mô của sự kiện không lớn và quan trọng.
4. Bỏ qua chi phí “típ” cho nhân viên phục vụ bàn
Có nhất thiết là phải có tiền “típ” cho các nhân viên phục vụ bàn hay không? Một khi bạn đã xác lập mức ngân sách tối thiểu cho chi phí đồ uống rồi thì hãy bỏ qua khoản tiền “boa” này.
5. Sử dụng tiệc uống đứng
Mọi người có xu hướng thích kiểu tiệc uống đứng hơn là ngồi 1 chỗ suốt cả sự kiện. Cách này ngoài việc cho phép quan khách giao lưu, gặp gỡ nhau dễ dàng hơn thì còn giúp đơn vị tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí đồ uống đáng kể.
6. Điều chỉnh thực đơn
Việc điều chỉnh lại thực đơn có thể giúp tiết kiệm chi phí ăn uống đáng kể. Vậy nên bạn hãy làm việc cùng người đứng bếp có nhiệm vụ nấu nướng đồ ăn cho sự kiện.
7. Sử dụng tiệc ngồi thay vì buffet
Ăn Buffet gây tốn kém hơn khi tổ chức sự kiện
Việc làm này có thể giúp tiết kiệm chi phí đồ ăn tới 20% trong các sự kiện. Hơn nữa, tiệc ngồi giúp mọi người biết rõ về nhau hơn và tạo cảm giác thoải mái khi dùng bữa.
8. Bỏ qua các món tráng miệng, sa lát hay súp
Tùy vào nội dung sự kiện đang tổ chức là gì mà ta sẽ có quyết định xem nên bỏ qua 3 loại đồ ăn này hay không? Với các cuộc hội thảo, hội nghị quan trọng thì bữa ăn cho đại biểu rất quan trọng thì không thể “cắt giảm” các món kể trên. Nhưng với các sự kiện thông thường khi quan khách chỉ tập trung cho việc ngắm và chơi thì nên bỏ qua thực đơn này.
9. Đa dạng hóa đồ ăn, thức uống.
Sự kiện sẽ có nhiều đối tượng đến tham gia và mỗi người lại có một sở thích ăn uống khác nhau. Vậy nên bạn hãy đảm bảo được việc phục vụ cho tất cả quan khách bằng việc đa dạng hóa các món ăn và thức uống. Cách tốt nhất để tiết kiệm cho việc mua sắm nguyên vật liệu là kiểm tra kỹ lưỡng việc báo giá của đơn vị cung cấp và đảm bảo rằng họ sẽ có chiết khấu cho bạn.
10. Tăng chất – giảm lượng và ngược lại
Sau yếu tố số 9 kể trên thì bạn hãy quan tâm thêm kinh nghiệm số 10 này nếu bạn muốn đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá nhiều khi tổ chức sự kiện. Khi bạn muốn một thực đơn với nhiều đặc sản cho quan khách tham gia thì hãy cắt giảm số lượng đồ ăn được bày biện trên bàn và ngược lại.
Tóm lại, ăn uống thường “ngốn” nhiều kinh phí có thể là do chúng ta chưa biết cách hoạch định và phân bổ đồng tiền dành cho nó. Bài viết này hy vọng sẽ là “cứu cánh” giúp các nhà tổ chức sự kiện quản lý tốt việc chi tiêu dành yếu tố ẩm thực trong các Event. Chúc các bạn thành công !
