Những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công thì người tổ chức cần rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, tuy nhiên việc sai sót là không thể tránh khỏi. chúng tôi xin liệt kê những sai lầm thường gặp từ những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bạn có một sự kiện với kết quả tốt nhất:

Truyền thông cho sự kiện

Nhiều sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc. Đôi khi người tổ chức sự kiện chỉ tập trung thật tốt vào việc tổ chức mà quên mất hạng mục quảng bá – một phần không thể thiếu của một sự kiện thành công. Người tổ chức phải đặt một lượng ngân sách lớn dành riêng cho quảng cáo. Không nên chỉ phụ thuộc vào việc spam email hay các hình thức spam khác, điều này chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại là không ai đến tham dự sự kiện cả.

Xem thêmcác bài khác

Cách truyền đạt thông tin

Nhiều người tổ chức sự kiện không biết cách yêu cầu hay không diễn đạt được cái mình cần, dẫn đến những vấn đề như thiết bị âm thanh không đúng chuẩn, sân khấu làm sai kích thước … Để khắc phục điều này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn phải biết chính xác những thiết bị mà mình cần với các thông tin đầy đủ nhất.

Không làm rõ yêu cầu công việc đối với Chuyên viên lên kế hoạch sự kiện (event planner), dẫn đến kết quả không như mong muốn. Do đó nếu bạn thuê một event planner thì bạn phải làm rõ yêu cầu đối với người này và trách nhiệm của người này là gì.

Ấn tượng ban đầu

Nhiều người lên kế hoạch không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của khách tham dự khi đến sự kiện, việc này sẽ tạo nên ấn tượng không tốt nơi khách tham dự. Bạn nên sắp xếp một nhóm các tiếp tân sẵn sàng tươi cười chào đón khách đến sự kiện.

Tập trung vào những hạng mục lớn

Một trong những sai lầm thường gặp nhất của người tổ chức sự kiện là phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ và không quan trọng, sẽ khiến cho không đủ thời gian để làm những việc quan trọng và cần ưu tiên khác. Người tổ chức sự kiện cần và phải biết hạng mục nào cần ưu tiên.

Trên đây là những yếu tố tuy nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức sự kiện. Để sự kiện diễn ra thành công cần chỉnh chu trong mọi thứ dù là nhỏ nhất.