Quản lý sự kiện có quy mô lớn với số lượng người tham gia đông đảo

Các sự kiện có đông người tham gia thì ngoài ý tưởng tổ chức thì cách bố trí, quản lý đám đông là vô cùng quan trọng và cần được lưu ý hàng đầu. Đây được coi là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

Quản lý đám đông ngay từ khi checkin

Ngay khi bước vào khu vực sự kiện, người tham dự phải trải nghiệm check-in đầu tiên, vì vậy nếu có sự sắp xếp bố trí hợp lý, thì việc quản lý đám đông đã thành công hơn 50%. Đảm bảo trật tự ngay từ đầu sẽ dễ kiểm soát và ứng phó kịp thời khi có tình huống xảy ra.

Xem thêmcác bài khác

Có rất nhiều cách sắp xếp khi check-in, quan trọng nhất chính là “phân luồng” khách tham dự. Các dụng cụ hỗ trợ cho việc này có thể kể đến như: hàng rào barrie, cổng check-in, đội ngũ bảo vệ, nhân viên soát vé, nhân viên hướng dẫn, nhân viên hỗ trợ.
Bằng cách này nhà tổ chức có thể phân chia và phân loại khách hợp lý, để có các hướng bảo vệ giám sát hiệu quả. Bước này cũng thể hiện tính thống nhất, chuyên nghiệp cho sự kiện.

Quản lý đám đông khi đang diễn ra sự kiện

Trong khu vực diễn ra sự kiện, cần bố trí các khu vực quan sát hợp chuẩn cho đội ngũ bảo vệ cùng các thiết bị hỗ trợ (ống nhòm, bộ đàm, loa tay…), Các bục đứng cần cao hơn mặt đất để đội an ninh có thể có tầm quan sát tốt.

Người điều hành phải phân chia khu vực sự kiện thành nhiều khu vực nhỏ hơn để dễ quản lý. Bố trí các trạm trực an ninh để khi có sự cố xảy ra đội ngũ bảo vệ ngay lập tức có thể tiếp cận đám đông để xử lý tình huống.

Ngoài ra, trong sự kiện có các khoảnh khắc cao trào có thể dễ gây ra việc chen lấn xô đẩy, cần có biện pháp phòng ngừa trước. Người điều hành có thể bố trí màn LED cảnh báo, đèn tín hiệu, loa cảnh cáo, tăng cường an ninh… để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Quản lý đám đông khi kết thúc sự kiện

Cuối chương trình là lúc mọi người đã thấm mệt và dễ dàng lơ là nhiệm vụ. Vậy nên, nếu có xảy ra rủi ro thì sẽ dễ náo động và đổ vỡ thành công đã cố gắng từ đầu. Ngoài ra còn thường xuyên xảy ra tình trạng mất cắp sau sự kiện. Do đó tuyệt đối phải cảnh giác cho đến khi khách tham dự ra về hết và thu dọn xong khu vực tổ chức.

Đến lúc này không những đội an ninh thắt chặt bên trong mà còn phải tản ra bên ngoài để xử lý các sự việc phát sinh khi đám đông ùa ra cùng một lúc. Các trường hợp có thể xảy ra như tắc đường, ùn ứ giao thông gây tai nạn….

Ngoài đội an ninh có sẵn trong sự kiện, nên nhờ sự hỗ trợ đến từ cơ quan chức năng tại địa phương tổ chức và phối hợp ăn ý để sự kiện thành công tốt đẹp. Bạn tổ chức có thể nhờ các lực lượng cảnh sát cơ động, cảnh sát giao thông, dân quân tự vệ… hỗ trợ. Các lực lượng hỗ trợ sẽ đảm bảo an ninh tốt hơn, có hiệu quả hơn.

Dự phòng những trường hợp có thể xảy ra

Trong một sự kiện có quy mô lớn với nhiều người tham gia, có nhiều trường hợp có thể xảy ra mà không hề báo trước. Vậy nên, ban tổ chức sự kiện cần phải có những phương án back up cho những tình huống có thể xảy ra. Nếu không có những phương án dự trù, ban tổ chức sẽ bị lúng túng khi gặp các trường hợp bất ngờ.